Participatie in tijden van corona

Auteur: Manon Poliste

Normaliter bestaat het proces van participatie uit het fysiek bij elkaar brengen van betrokkenen om samen het gesprek aan te gaan. Toen kwam covid-19 om de hoek en sinds maart 2020 bleven we voornamelijk thuis. De verwachting is dat grote bijeenkomsten niet meer passen in onze nieuwe werkelijkheid: de anderhalvemetersamenleving. De vragen die ons dan ook al maanden bezighouden: ‘’Is online participatie vanaf nu de enige weg die we kunnen bewandelen? En, keren we in de toekomst weer helemaal terug naar de vertrouwde manier van werken?”

Digitale communicatie

Vanuit onze participatiepraktijk hebben we snel moeten innoveren om mensen bijeen te brengen en aan het woord te kunnen laten. We onderzochten de mogelijkheden van software en sociale media als alternatief voor de fysieke participatie. Het digitaal bij elkaar komen via Zoom, Jitsi en noem alle alternatieven maar op, gaat niet altijd van een leien dakje. We liepen tegen een aantal beperkingen op: beperkte bandbreedte, gebrek aan interactie, het gemis aan persoonlijk en non-verbaal contact en de ruis van spelende kinderen op de achtergrond.

Online participatie in de praktijk

Na tientallen ervaringen is het duidelijk dat het gebruiken van online tools geen doel op zich is. De doelgroep bepaalt uiteindelijk welke tools je moet inzetten. De kracht van participatie zit in het creëren van draagvlak en vertrouwen (offline en online). Dat loopt van het faciliteren van een goed gesprek, bijvoorbeeld tijdens ontwerptafels, tot het bezoeken van voorbeeldprojecten. Dat kan zowel fysiek als virtueel. De ervaring leert ons dat naast fysieke bijeenkomsten de combinatie van verschillende methodieken helpt de juiste doelgroepen te bereiken en betrekken, door bijvoorbeeld sociale mediacampagnes of online platforms in te zetten.

Interactief samen de Kleurenbuurt vormgeven

Hoe organiseer je een interactief atelier om verdichtingsopties voor een buurt te verkennen? Normaliter zou je met een groep mensen om een maquette staan en gezamenlijk gaan puzzelen. Deze werkvorm is nu niet mogelijk. Voor de Kleurenbuurt in Zaandam ontwikkelden we een werkvorm, waarbij we online videobellen via Microsoft Teams en een fysieke maquette op het kantoor van Inbo combineerden. Tijdens het videogesprek deelden we de maquette met de deelnemers. De deelnemers konden aanwijzingen geven om blokjes te verplaatsen of toe te voegen.

Digitale ondersteuning ontwerpprijsvraag Panorama Lokaal

In samenwerking met het Atelier Rijksbouwmeester zijn wij als projectleider betrokken bij de ontwerpprijsvraag Panorama Lokaal. Eenentwintig ontwerpteams verdeeld over zeven wijken in Nederland ontwikkelen inspirerende voorstellen om woonwijken aan de stadsrand in samenhang met het buitengebied toekomstbestendiger te maken. Nadat de 21 teams in februari vol enthousiasme van start gingen, kwam corona midden in het traject om de hoek kijken. Ateliersessies werden uitgesteld tot vlak voor de zomer, in de hoop dat het tegen die tijd het weer mogelijk zou zijn om het gesprek met bewoners en stakeholders op locatie te kunnen voeren.

In de digitale excursie voor het Nationaal Renovatie Platform werden deelnemers meegenomen langs transformatie- en renovatieprojecten.

In diverse gevallen binnen de zeven locaties werden ateliersessies georganiseerd via Zoom of Teams, waarbij alles uit de digitale kast werd gehaald. Presentaties via schermdelen, reageren via de chat en in kleine groepjes uiteen om over individuele plannen door te praten. Daarnaast vonden ook sessie plaats met een beperkt aantal mensen die op een veilige manier fysiek bij elkaar te komen om het gesprek aan te gaan. Een grotere groep betrokkenen en belangstellenden konden vervolgens meekijken met de presentaties en reageren via de liveverbinding. Het leverde interessante hybride werkvormen op van digitaal en fysiek. Een mooie nieuwe werkvorm als bijkomstigheid van corona.

Eerste virtuele excursie voor nationaal renovatie platform NRP

De ervaringen uit de eerste online events namen wij mee in onze eigen zoektocht naar creatieve oplossingen. Met als gevolg dat wij als eerste een digitale excursie organiseerden voor het Nationaal Renovatie Platform (NRP). Door middel van speciale videopagina’s, live presentaties, interviews en interactieve polls zijn 70 deelnemers in twee uur tijd meegenomen langs zeven transformatie- en renovatieprojecten.

Waar tijdens de ‘normale’ excursie NRP gebonden is aan één stad, gingen we nu het hele land door en werd zelfs een uitstapje naar Shanghai in China gemaakt. In de excursie kwamen projectleiders aan het woord, deelnemers konden vragen stellen en na afloop was er, zoals dat hoort bij een excursie, een digitale borrel om na te praten en ervaringen uit te wisselen. Het klinkt eenvoudig, maar het vraagt om een goede briefing, instructies vooraf en technische kennis.

Conclusies en aanbevelingen

Online en offline zijn niet onlosmakelijk verbonden. De één versterkt de ander. Het belangrijkste is om allereerst vertrouwen en draagvlak te creëren. Middels een fysieke bijeenkomst gaat dat eenvoudiger door de onderlinge natuurlijke interactie en het aanvoelen van non-verbale communicatie. De vervolgstappen kunnen uitstekend middels een online methodiek.

De belangrijkste vijf lessen

1. Bereid je goed voor. Online bijeenkomsten vragen om een strakkere voorbereiding dan een fysieke bijeenkomst, waar de ruimte is voor improvisatie. De voorbereiding bestaat uit een script, handleiding hoe je kunt deelnemen en een goed doordacht (back-up)plan met een technicus die bereikbaar is voor voorkomende problemen. Online bijeenkomsten kosten minimaal evenveel tijd in de voorbereiding als fysieke.
2. Zorg voor een gespreksleider en een regisseur. De gespreksleider modereert het gesprek en/of de bijeenkomst. De regisseur zet achter de schermen de vragen die binnenkomen door aan de gespreksleider.
3. Combineer online en offline participatie voor een optimaal bereik. Online participatie zorgt voor een hoge opkomst omdat je niet locatiegebonden bent. Voor sommige doelgroepen vormt online participatie echter een drempel. Met een combinatie aan tools bedien je verschillende doelgroepen en vergroot je je bereik.
4. Sluit bij de selectie van tools aan op de doelgroep en omgeving. Ken je doelgroep en anticipeer op de belevingswereld. Vraag bijvoorbeeld aan je doelgroep hoe zij het liefste online betrokken worden, zo maak je deelname zo laagdrempelig mogelijk.
5. Online participatie biedt de kans direct en automatisch informatie te verzamelen. Een efficiënte verwerking van resultaten kan met beperkte menskracht. Denk daarom vooraf goed na hoe je de tools kunt benutten om deze kans te verzilveren.