Vóór het uitschrijven van een tender bij elkaar aan tafel

Op de website van BNA lezen we: “Een goede tender begint aan de voorkant. Bij vroegtijdig inschakelen van vakinhoudelijke expertise in het voorbereidingsproces kan de opdrachtgever vaak veel meer bereiken en bovendien onnodig hoge kosten voorkomen. Wil je als opdrachtgever architectuur inkopen, bepaal dan eerst of je een visie, een goede sparringpartner of een ontwerp wilt.”
Welk proces gaat voor veel opdrachtgevers - privaat, publiek - en architecten het beste werken? Ons Expertpanel spreekt zich daarom uit over deze STELLING: 

Aanbesteden slaagt beter als partijen al voor het uitschrijven van de tender bij elkaar aan tafel gaan zitten.

Claudia Bouwens, NEPROM

• Eens

We zien verschillende verbeterpunten bij tenders. Zo zijn soms alleen al de tendereisen die gesteld worden voor verbetering vatbaar. En door het eisenpakket worden kleine of minder ervaren architectenbureaus soms uitgesloten, terwijl ze wel goede innovatieve ideeën kunnen hebben. Het gemis aan ervaring zou je kunnen omzeilen door er een ervaren uitwerkbureau naast te zetten. Beide punten kunnen je verbeteren door vooraf al bij elkaar aan tafel te gaan zitten. Wij zien de consultatie opkomen, zoals bijvoorbeeld de gemeente Rotterdam in Rijnhaven heeft gedaan. Daar heeft de gemeente aan de voorkant de marktpartijen opgeroepen om mee te denken en in een dialoog tot betere tendereisen te komen.

Een andere oplossing om kleinere, onervaren architectenbureaus een kans te geven, zien we bij Synchroon. Deze projectontwikkelaar heeft samen met de BNA het programma Next Step opgezet. Synchroon organiseert regelmatig een ontwerpopdracht om nieuwe architecten te leren kennen. De winnaar krijgt 10.000 euro én een opdracht. Zo is kortgeleden, tijdens het BNA Congres op 7 november, Groothuijse de Boer architecten uitgeroepen tot winnaar van de Next Step Award 2024.
(Met medewerking van mijn collega Fahid Minhas.)

Anke van Hal, Nyenrode Business Universiteit

• Oneens

Ik ben het oneens met de stelling, niet omdat aanbesteden niet anders moet plaatsvinden, maar omdat ik een gepassioneerd aanhanger ben van de wijze van aanbesteden waarmee woningcorporatie Wonion in 2010 in de prijzen viel (prijsvraag van Kennis- en Kwaliteitscentrum Woningcorporaties Huursector). 
Als ik hun werkwijze van destijds plat sla: ze gaven beknopt aan wat het beschikbare budget was en de minimale eisen waaraan moest worden voldaan. Verder vertelden ze dat ze hoge ambities hebben op het gebied van duurzaamheid in brede zin en ze daagden de markt uit om hieraan een innovatieve invulling te geven in de vorm van consortia. Ik ben het nog even nagegaan en ze doen het bij Wonion nog steeds op die manier. Nu overigens erg geholpen door de indicatoren van Het Nieuwe Normaal (een initiatief van Cirkelstad en BZK). 
Vroeger en ook nu nog, zo blijkt, kreeg de corporatie met deze vorm van aanbesteden vrijwel altijd meer dan waarom wordt gevraagd. Dat is vaak ook een gevolg van de soms verrassende combinaties van partijen binnen het winnende consortium. Partijen al voor het uitschrijven bij elkaar aan tafel zetten, staat daarom voor mij haaks op het streven naar innovatie.

Raymond van Sabben, Paul de Ruiter Architects

• Oneens

Als architect ben ik bijna dagelijks bezig met aanbestedingen. Het is een belangrijk onderdeel van onze acquisitie; een tijdrovende klus die helaas vaak tot frustraties leidt. De oorzaak: rare referentie-eisen, het stapelen van eisen of we vallen weer eens net buiten de boot. Iedere architect juicht verbeteringen van het aanbestedingsproces dus toe.

Toch ben ik geen voorstander van deze stelling. Want hoe zal dat in de praktijk gaan? Op zoek naar werk gaan architecten maar wat graag met de opdrachtgever om de tafel zitten. Om zich van hun beste kant te laten zien, erop hopend dat ze een streepje voor hebben bij de echte aanmelding. Door de grote interesse voor die gesprekken zal er echter vooraf nog een extra selectieronde moeten komen, waardoor het hele proces nog complexer wordt. Dat lijkt mij niet werkbaar, maar deze trend is al gaande.

Wij zien een enorme toename van marktconsultaties, met name door gemeenten en rijksoverheden. Het is een goedbedoelde manier om betere opgaves en uitvragen te doen. Vanwege de fear of missing out doen wij daar ook regelmatig aan mee. Daardoor is het aantal uren toegenomen dat zonder vergoeding in een aanbesteding zit.

Dus hoe dan wel? Een simpele verbetering voor meer contact met de opdrachtgever is een extra nota van inlichtingen in de eerste ronde. En in de tweede ronde zijn dialooggesprekken een goed middel voor een beter direct contact tussen de partijen in het aanbestedingsproces.

Marijn Schenk, NEXT architects

• Oneens

Deze stelling geeft buikpijn en brengt herinneringen boven, waarbij vol goede moed en met vurig enthousiasme aan een aanbesteding werd gewerkt, terwijl de zaak al beklonken was. Het was dus een aanbestedingsrechtelijk ‘moetje’.

Nu zijn bureaus ook regelmatig bij de voorbereiding betrokken, hebben een stedenbouwkundige voorstudie gedaan of het Programma van Eisen al getest met een referentieontwerp. In de aanbesteding worden vervolgens, met een level playing field als motief, die voorbereidende stukken gedeeld en gaat de betreffende, betrokken architect met een flinke voorsprong de tender in. Dus ‘oneens’: voor echte, zuivere concurrentie moeten alle partijen vanaf dezelfde startlijn kunnen beginnen.

Je kunt de stelling echter ook anders lezen: betrek de ontwerpende discipline bij de voorbereiding van de aanbesteding, de begeleiding van het traject én de beoordeling. Niet als potentiële kandidaat, maar als adviseur die richting geeft bij het opstellen van selectie- en gunningscriteria, die de opdrachtgever informeert over het potentiële honorarium, die borgt dat de inzendingen met voldoende gewicht op ruimtelijke kwaliteit worden beoordeeld.

In België en Duitsland is de aanwezigheid van een architect in een jury verplicht, in Nederland een zeldzame uitzondering. Te vaak zit er geen onafhankelijke vakkennis aan tafel en wordt de beoordeling van het plan, waaraan je met een flinke eigen investering gewerkt hebt, overgelaten aan mensen die voor het eerst een plattegrond moeten beoordelen.

Als de dubbele pet afgaat en de onafhankelijkheid van de bemoeienis bij de voorbereiding van de tender geborgd is, ben ik het nadrukkelijk eens met deze stelling. Zet die architect aan tafel!

Expertpanel

• Claudia Bouwens
  Ir. Claudia Bouwens is programmabegeleider Energie en Duurzaamheid bij NEPROM (brancheorganisatie van maatschappelijk betrokken project- en gebiedsontwikkelaars).

• Anke van Hal
  Prof. dr. ir. Anke van Hal is hoogleraar Duurzaam Bouwen aan Nyenrode Business Universiteit.

• Raymond van Sabben
  Raymond van Sabben is architect en partner bij Paul de Ruiter Architects, een architectenbureau dat zich focust op duurzame, innovatieve architectuur.

• Marijn Schenk
  Marijn Schenk geeft leiding aan NEXT architects, vervult diverse advies- en bestuursfuncties, zoals het Kwaliteitsteam Merwedekanaalzone, en is supervisor van gebiedsontwikkeling Legmeer.

Blijf nog beter op de hoogte van al ons nieuws en abonneer je op de wekelijkse nieuwsbrief van Stedebouw & Architectuur.

Foto boven: Shutterstock