De vijf aspecten van een goed participatieverslag

In dit artikel vertellen wij je wat een participatieverslag precies is en wat dit verslag moet inhouden. Eerst het vorige artikel lezen? Klik dan hier. 

Het participatieverslag 

Bij het indienen van een vergunningaanvraag in het Omgevingsloket online moet straks een participatieverslag meegestuurd worden. De gemeente gebruikt dit verslag om de uitgevoerde participatie te beoordelen. Waar dit verslag aan wordt getoetst? Daar kunnen wij je helaas geen antwoord op geven. Er bestaat namelijk geen uniform toetsingsformulier dat door alle Nederlandse gemeenten gebruikt zal worden. Je gaat het moeten doen met gemeentelijke participatieprotocollen en –leidraden. Hoe je er dan nu al achter komt of jouw participatieverslag toereikend is voor de gemeente waarin je je initiatief wil waarmaken? Simpel: zorg dat je in ieder geval de basiscriteria hebt besproken, want daar heeft elke gemeente wat aan.   

De vijf onderdelen van een participatieverslag volgens 221 gemeenten

Wat vinden alle gemeenten nou belangrijk om terug te zien in het participatieverslag? Wij zochten het uit in een enquête. Uit de resultaten bleek dat veel gemeenten overeenkomende criteria benoemen. Hieronder geven wij de top vijf mee:  

1.    Context van het proces 

Om een initiatief te realiseren is participatie met de omgeving gewenst, maar waarom vindt die participatie eigenlijk plaats? Bij het opstellen van je participatieverslag is het belangrijk om goed te documenteren waarvoor het participatieproces precies wordt toegepast. Denk hierbij aan het afbakenen van het proces en het stellen van verwachtingen: “waarover participeren we?”, maar ook “waarover participeren we niet?”. In dit onderdeel kan daarnaast verder ingegaan worden op de kenmerken van het initiatief; waaronder de locatie, aard en invloedcirkel rondom het projectgebied. Ook is het goed om te benoemen wat de consequenties kunnen zijn van het initiatief op de omgeving. 

2.    Betrokkenheid: Wie doet er mee?  

Naast de afbakening van het proces en het initiatief is het van belang dat een participatieverslag duidelijk aangeeft hoe de representativiteit van de betrokkenen was tijdens het participatieproces. Voor de documentatie hiervan kan gedacht worden aan het maken van een overzicht van alle belanghebbenden en de uiteindelijke participanten. Hierbij kan aangegeven worden met welk doel participanten betrokken zijn en of alle belanghebbenden bereikt zijn.

3.    Participatie vorm: Hoe is er geparticipeerd?  

Een volgend onderdeel dat meegenomen moet worden in een participatieverslag is de vorm van participatie die is toegepast. Denk hierbij aan de gekozen participatiestrategie en de momenten van inspraak gedurende het proces. Een gemeente vindt het ook fijn om inzicht te krijgen in de ruimte van betrokkenen om te participeren (is er echt sprake geweest van meebeslissen, of was het eerder informeren of consulteren?) en de vrijheid die participanten kregen om te zeggen wat zij vinden. Daarnaast kan er in dit onderdeel ook ingehaakt worden op de toegankelijkheid van het proces en de manier van communiceren. 

4.    Opbrengsten: Wat heeft de participatie opgeleverd?  

Bij de beoordeling van een participatieverslag wil een gemeente ook informatie over de opbrengsten van de georganiseerde participatie. Het is natuurlijk goed om te weten wie meedeed en op welke manier, maar wat heeft de participatie uiteindelijk opgeleverd? Het is belangrijk dat een initiatiefnemer zo open en objectief mogelijk is over de opbrengsten van het participatieproces. Hierbij kan er ingegaan worden op hoor en wederhoor tijdens het proces, en of er sprake was van een level playing field. Geef dus als initiatiefnemer duidelijk aan wat de inbreng van participanten was, zowel positief als negatief ten opzichte van het plan.  

5.    Doorvertaling: Wat is er met de participatie gedaan?  

Het is niet zo dat alle opgehaalde inbreng ook altijd meegenomen moet worden in het uiteindelijke plan. In een participatieverslag is het goed om aan te geven wat er met de opbrengsten gedaan is en hoe het participatieproces het initiatief heeft beïnvloed. Het helpt een gemeente om in het verslag te lezen hoe belangen zijn afgewogen en waar gemaakte keuzes op gebaseerd zijn. Er kan in dit onderdeel ook aangegeven worden of er met het participatieproces draagvlak is gecreëerd voor het initiatief. Opnieuw is het van belang dat deze verslaglegging zo objectief is. Om dit te garanderen kan het waardevol zijn om als initiatiefnemer een terugkoppeling toe te voegen van en naar participanten.   

Wanneer de vijf bovengenoemde aspecten goed doorlopen worden en de gemaakte keuzes hierbij voldoende beargumenteerd worden, ligt er een goede basis voor het in te dienen participatieverslag. Vervolgens ligt de bal bij de gemeente, die moet beslissen of zij tevreden zijn met de uitgevoerde participatie. Keurt de gemeente je participatieverslag goed? Dan kan jij aan de slag met bouwen!   

What’s next…

In het volgende artikel zullen we je meer vertellen over de eerder benoemde participatieleidraden en protocollen die gemeenten momenteel opstellen. Welke verschillende aanpakken zijn hierin te onderscheiden en is het eigenlijk wel handig om een participatieprotocol op te stellen? 

What's next: verwachtingen bij indieningsvereisten 

In een volgend artikel zullen de indieningsvereisten van een participatiedocument aan bod komen. Wat is noodzakelijk om een goed participatieplan op te stellen en waar wordt een participatiedocument op beoordeeld? 

Benieuwd naar de mogelijkheden van onze online tool voor jou?

Wellicht ben je al een stapje verder en kun je wat hulp gebruiken bij een project voor de vastlegging van informatie of het proces. Dan helpen we je graag ook verder met onze tooling. 

Meer weten? Vraag een online demo aan.