The interconnected workplace: werkomgeving in transitie

Werkomgevingspecialist Steelcase heeft onderzoek gedaan naar de manier waarop mensen vandaag de dag werken. Grenzeloos en mobiel. Dat zijn de trefwoorden die ertoe doen in de huidige werkomgeving. De rol van het kantoor verandert. Mensen komen naar kantoor om collega’s te ontmoeten en met anderen samen te werken. De aanbevelingen voor de inrichting van de werkomgeving die hieruit zijn af te leiden, heeft Steelcase samengevat onder de noemer the interconnected workplace.

 
Aanbevelingen

De aanbevelingen van Steelcase over de inrichting van de werkomgeving spitsen zich toe op een vijftal thema’s: het ondersteunen van samenwerken op afstand, het efficiënt gebruik van vierkante meters, het werven en behouden van talent, het bijdragen aan een sterk werkgeversmerk en het verbeteren van het welzijn van de medewerkers.

Samenwerken
Innovatie ontstaat doorgaans doordat mensen samenwerken. De experts van Steelcase bestudeerden drie verschillende vormen van samenwerking zoals die plaatsvindt tijdens vergaderingen: informatieve vergaderingen, waarin updates worden gecommuniceerd en informatie wordt gedeeld, evaluatieve vergaderingen, waarin informatie wordt beoordeeld en beslissingen worden genomen, en generatieve vergaderingen, waarin in overleg naar nieuwe ideeën en oplossingen wordt gezocht. De ideale werkomgeving ondersteunt met aparte ruimtes en de juiste technologie elk van deze types van samenwerking, waarbij er sprake is van balans tussen mensen, de ruimte en de informatie die wordt gedeeld.

Efficiënt gebruik van vierkante meters

Na personeelskosten is huisvesting een grote kostenpost voor veel organisaties. Des te opmerkelijker is het dat individuele werkplekken in veel kantoren vaak en langdurig onbezet zijn. Uit het onderzoek van Steelcase blijkt dat dit het gevolg kan zijn van het schrappen van banen, de toegenomen mobiliteit van de medewerkers en het feit dat er meer wordt samengewerkt. Het wil echter hoe dan ook niet zeggen dat een bedrijf zomaar het aantal vierkante meters terug kan dringen. Bedrijven doen er goed aan de werkomgeving in de eerste plaats niet als een kostenpost aan te merken, maar eerder als een factor die de efficiëntie en productiviteit van mensen vergroot en bijdraagt aan het bereiken van een maximaal resultaat.

Binden
In een tijd waar alles staat of valt met creativiteit en het vermogen snel te innoveren, is het voor bedrijven belangrijker dan ooit om hoog gekwalificeerde mensen aan zich te binden. Een goed ingerichte werkomgeving kan hierbij helpen, doordat het medewerkers de vrijheid en controle biedt om zelf een werkplek te kiezen die het beste bij hun gemoedstoestand of taken van dat moment past. Uit het Steelcase Werkomgeving Tevredenheidonderzoek komt naar voren dat 89 procent van de respondenten vindt dat de werkomgeving helpt bij het aantrekken en behouden van talent. Tegelijkertijd zegt 42 procent dat bij hun bedrijf de werkomgeving niet als zodanig wordt ingezet.

Een sterk merk
Het kantoor is voor bedrijven de manier om hun merk en cultuur onder de aandacht te brengen bij klanten, leveranciers, medewerkers en media. Wanneer je in een willekeurig kantoor, waar ook ter wereld komt, kun je in een oogopslag zien wat de cultuur van het bedrijf is en waar het bedrijf voor staat. De werkomgeving moet passen bij de cultuur van een organisatie, zodanig dat het het merk versterkt. De ruimte moet mensen faciliteren zich op een bepaalde manier te gedragen die past bij de organisatie, zodat er in de praktijk invulling wordt gegeven aan de cultuur. Op die manier kan een organisatie via zijn werkomgeving communiceren waar het voor staat.

Welzijn
Veel organisaties proberen het welzijn van hun medewerkers te bevorderen. Zij benaderen het welzijnsaspect meer en meer op een holistische manier, waarbij zowel het fysieke, het cognitieve als het emotionele welzijn van de medewerkers in ogenschouw wordt genomen. De mate van het collectieve welzijn van de medewerkers kan worden gezien als een belangrijker voorspeller van groei en innovatie. Een organisatie die het welzijn van zijn medewerkers wil bevorderen, moet een verscheidenheid aan werkplekken bieden, met een keuze uit onderscheidend meubilair en ondersteunende technologieën.

De werkomgeving doet er dus toe in de huidige verbonden en mobiele wereld. Een goed ingerichte werkomgeving die aansluit bij de manier waarop organisaties en mensen vandaag de dag werken, is een strategisch middel voor organisaties om betere resultaten te halen, doordat het bijdraagt aan een sterk werkgeversmerk, aan het binden van talent en het welzijn van medewerkers en het samenwerken stimuleert.

Download hier de onderzoeksresultaten en The interconnected workplace.