Kloof tussen kantoor 2011 en verwachtingen 2020

Wereldwijd onderzoek van Johnson Controls (NYSE/JCI) Global Workplace Solutions (GWS) toont aan dat er een kloof bestaat tussen de mate waarin bestaande kantoorruimtes teamwerk ondersteunen en de nood aan collectieve ruimtes in 2020. Johnson Controls GWS is een toonaangevende leverancier van faciliteiten, commercieel vastgoed en energiemanagement voor veel van 's werelds grootste bedrijven.

Het onderzoek, dat bij 1.700 respondenten in 7 landen werd uitgevoerd, toont aan dat kantoormedewerkers ervan uitgaan dat ze in de toekomst vaker zullen werken in collectieve ruimten, waarin technologieën beschikbaar zijn zoals interactieve digitale schermen, touch screens en live video streaming vanuit locaties over de hele wereld. Deze verschuiving naar werken in virtuele teams, met gebruik van tal van technologieën, gaat gepaard met een daling van het aantal uren dat werknemers verwachten door te brengen aan hun bureau, de telefoon of in traditionele vergaderzalen.  

“We weten dat samenwerking tussen bedienden een drijvende kracht is voor creativiteit, innovatie en dus strategisch voordeel biedt. Het laat teams toe om meer te worden dan de som van hun delen”, verklaart Dr. Marie Puybaraud, directeur Global WorkPlace Innovation bij Johnson Controls GWS. “Hoewel er al collaboratieve technologieën worden gebruikt, wijst het onderzoek op de kloof tussen de noden die er momenteel zijn en die in 2020. Wanneer er niet wordt geïnvesteerd in deze technologieën en in aangepaste kantoorruimtes zal de productiviteit hieronder lijden. Dat heeft gevolgen voor wie nieuwe kantoren ontwerpt of bestaande ruimtes renoveert.”  

Een vijfde van de respondenten zegt momenteel teamruimtes, uitgerust met technologische hulpmiddelen, frequent te gebruiken. Gevraagd naar hun verwachtingen voor 2020 stijgt dat aantal tot 52% frequente gebruikers. Het gebruik van de traditionele vergaderzaal daalt fors: 40% gebruikt ze nu regelmatig, slechts 27% verwacht dat in 2020 nog steeds te doen. Ook het gebruik van de vaste telefoon op kantoor daalt: nu belt nog de helft geregeld met de vaste telefoon, tegen 2020 is dat nog een derde.

“Uit het onderzoek blijkt ook dat een standaard kantoorindeling minder efficiënt is dan een op maat gemaakte kantoorruimte. Elke organisatie is anders en moet dus zijn kantoren aanpassen aan zijn specifieke businessmodel en bedrijfscultuur. De evolutie naar teamwork zal de kijk van bedrijven op hun vastgoed veranderen. Een groot deel van de werkvloer zal worden ingericht om samenwerken te vergemakkelijken. Dit veronderstelt een goed begrip van de interactie tussen mensen, de vastgoedportfolio, de technologieën en de werkpraktijk”, aldus Dr. Puybaraud.   

Het gebruik van videocommunicatie en real-time technologieën zal de komende jaren sterk toenemen. Bedienden verwachten dat ze tegen 2020 veel vaker gebruik zullen maken van webconferenties, instant messaging en videoconferenties.  Het aantal mensen dat op regelmatige basis webconferenties houdt, zal verdriedubbelen van 19% naar 57%. Werknemers denken ook vaker een beroep te doen op collaboratieve technologieën die nu nog in de ontwikkelingsfase zitten. Zo verwacht bijna de helft van de respondenten (44%) dat ze in 2020 gebruik zullen maken van 3D videoconferenties. Met deze technologie kunnen ze diepte waarnemen op het scherm en krijgen ze een realistischer beeld.

Enkele belangrijke resultaten ivm het gebruik van technologieën en werkruimtes nu en in 2020:

• Webconferentie: 19% gebruikt het al frequent, terwijl 57% een frequent gebruik verwacht in 2020.
• 2D videoconferentie: 18% nu, 51% in 2020.
• Groepsruimtes met ingebouwde collaboratieve technologieën: 20% nu, 52% in 2020.
• Aparte kantoorruimte voor teamwerk: 18% nu, 36% in 2020.
• Instant Messaging: 33% nu, 54% in 2020.
• Klassieke vergaderruimte: 40% nu, 27% in 2020.
• Vaste telefoon op kantoor: 50% nu, 33% in 2020.
• 3D videoconferentie: 44% van alle kantoorbedienden verwacht een intensief gebruik hiervan in 2020.